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19/10/2018

¿Qué debes considerar antes de invertir en un sistema ERP?

Ya sabes que debes invertir en un sistema ERP pero, ¿qué debes considerar antes de invertir en uno? En este artículo te hablamos sobre eso.

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Una calculadora, un bolígrafo sobre una hoja con cálculos matemáticos escritos, 3 billetes de 100 dólares.

Si te has dado cuenta que necesitas invertir en un sistema ERP para integrar las operaciones de tu empresa es conveniente que consideres una serie de aspectos antes de tomar la decisión de seleccionar un proveedor y la solución que te ofrece.

La decisión de incorporar una determinada solución tecnológica pasa por un proceso de evaluación en la que se toman en cuenta muchos aspectos dirigidos al resguardo de la inversión, así como al propósito de obtener cierta garantía de que la opción seleccionada es la más indicada.

El enfoque de esta evaluación debe ser compartido. Por un lado, debes apreciar como ese software ERP por el cual optaste ayudará en la organización de los procesos o en la metodología de trabajo, haciendo más eficiente tu organización. Pero otro lado, debes observar cuánto costará en materia de tiempo, dinero y esfuerzo aplicar esta solución informática.

¿Cuáles aspectos determinan la implementación de un sistema ERP?  

En primer lugar, debes tener claro cuáles son las necesidades que debes cubrir con esta solución informática, pues cada empresa es un mundo y son muchos los aspectos que debes tomar en cuenta: tipo de información, procesos, estructura organizacional, presupuesto…

Por ejemplo, debes valorar cuál área de tu empresa es la que mayormente se necesita la aplicación de esta herramienta tecnológica. Esto es posible a través de una evaluación de las necesidades de cada departamento.

Una vez efectuado un diagnóstico de la empresa se hace indispensable valorar el impacto económico y organizacional que tendrá la implementación de esta solución tecnológica.

En este caso se trata de responder a interrogantes como ¿Cuál es el costo del programa? ¿Qué incluye este costo? ¿Qué equipos voy a necesitar? ¿Cómo responderá el personal a la implementación? ¿Cuáles serán los costos de capacitación?, entre otras.

Responder a tales interrogantes pasa por la comprensión de que la decisión no solo es cuestión de dinero, sino también de aspectos intangibles como la experiencia, conocimiento y motivación del personal.

Un aspecto fundamental en la selección de un sistema ERP: La seguridad de la información

Un aspecto muy importante a considerar en tu decisión de inversión en un sistema ERP es la seguridad que el mismo te proporcionará.

Uno de los activos más importante es la información, por lo que la misma no debe quedar expuesta con la implementación del software. Al contrario la solución por la que optes debe garantizarte que tus datos más importantes estarán resguardados de cualquier intrusión malintencionada o una falla eléctrica.

En este caso es importante que atiendas a las herramientas de las que dispone el software para blindar el acceso a ciertas áreas clave.

Es de señalar que entre las herramientas más importantes que existen para el resguardo de información se encuentran la Base de Datos Oracle.

En su trayectoria de más de tres décadas Oracle ha llegado a perfeccionar la automatización de procesos como el análisis de datos y el acceso a los mismos, pero sin descuidar el resguardo y la protección de esta información.

La clave de esta combinación de versatilidad y seguridad radica en una tecnología de punta que comprende la encriptación transparente de datos.

La Oracle Advanced Security Transparent Data Encryption (TDE) basada en estándares te garantiza la protección de tus datos en la red, en el disco y en los medios de backup.

Oracle es la base de datos más segura y ágil del mundo por lo que debes asegurarte que el software ERP que elijas cuente con este tipo de poderosa herramienta.

¿Qué aspectos debes considerar para la selección del proveedor de un sistema ERP?

Establecer con claridad las necesidades de tu empresa que vas a cubrir te ayudará a determinar los componentes que debe contener el sistema. En otras palabras, las soluciones que ofrece el proveedor deben coincidir con las necesidades empresariales detectadas.

Lo ideal es que el proveedor exponga varias opciones y presupuestos para que decidas cual es la que mejor se adapta a tus capacidades.

Igualmente es importante valorar el impacto que tendría la implementación en cada área. Esta valoración tiene como objetivo determinar la posibilidad de cambios en los procesos, la capacitación del personal e incluso la resistencia al cambio.

En tal sentido, tu decisión sobre una de las opciones que te ofrece el proveedor no solo debe considerar el costo directo de la implementación del sistema, sino también los costos indirectos y el impacto, a fin de establecer la relación costo-beneficios.  

Para la selección de un proveedor de un sistema ERP debes considerar una serie de aspectos, como la experiencia, capacidad técnica y garantía de servicio.

Una forma de medir la experiencia del proveedor es a través de su clientela. Infórmate sobre las empresas donde se hayan instalado sus sistemas. Toma en cuenta si son de características similares (objeto, tamaño, mercado…) a la tuya.

Considera además el tiempo que el proveedor lleva operando. Establecer una relación años cantidad de clientes es una buena manera de apreciar su capacidad y experiencia

La implementación de un sistema ERP es un proceso que ameritará el acompañamiento del proveedor de una manera continua y sostenida, sobre todo al principio. De allí que sea muy importante antes de contratar establecer las condiciones de soporte técnico que comprende la oferta.

Infórmate sobre las recomendaciones o comentarios que se hacen sobre el proveedor y el soporte que ofrece

No es recomendable optar por un proveedor nuevo o poco conocido. Pero en caso de que sea así debes buscar la manera legal que te garantice que no desaparecerá una vez que haya implementado el software.

El asunto es que quedar sin soporte o con un software obsoleto te dejará peor que al principio. Por ello es importante atender a la confiabilidad y garantía del proveedor.

El éxito de la implementación del sistema ERP dependerá tanto del diagnóstico que realizaste de tus necesidades empresariales, la disponibilidad y adaptación de recursos, como de la experiencia, capacidad y garantía del proveedor.

En definitiva, una buena decisión sujeta a los resultados de la valoración de estos dos puntos básicos: situación organizacional y proveedor, permitirá obtener una implementación donde se maximice la inversión.

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