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24/10/2018

8 maneras de saber si tu sistema ERP cumple tus necesidades

Estas son las 8 exigencias que tu sistema ERP debe cumplir con tu empresa para ser considerada la solución a tus necesidades.

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Una mujer sentada en su silla, sosteniendo un bolígrafo, una agenda y una notebook sobre la mesa.

Saber si tu sistema ERP cumple con tus necesidades empresariales depende de la respuesta a una serie de preguntas clave relacionadas con la capacidad, las comunicaciones, el manejo y análisis de información, el monitoreo y la seguridad del software.

Atender a las siguientes ocho preguntas es la mejor manera de saber si tu software satisface o no tus necesidades.

1. ¿Tu software exige que utilices otro software en paralelo?

Si tu sistema trabaja en paralelo con otros sistemas que no tienen conexión con él debes considerar la implantación de este software como clase B. Generalmente, se trata de implantaciones que no llegan a cubrir la totalidad de la empresa, aunque pueda que si a todos los usuarios.

En este tipo de implantaciones ocasionalmente llegan a presentarse puntos de disconformidad generadores de dudas.

Sin embargo, hay que aclarar que en ocasiones es bueno combinar el ERP con el CRM, porque con ambos se logra una gestión empresarial más completa. Todo depende de la forma como se produzca la integración.

2. En caso de utilizar otros software ¿es posible hacer integraciones con facilidad?

En ocasiones no se puede evitar utilizar el software ERP con otro software externo provisto por otro proveedor. La combinación de ambos puede tener como propósito alcanzar un mayor nivel de automatización, reducir los tiempos o los costos, entre otras expectativas.

Sin embargo, precisamente de la forma y facilidad con que se combinen ambos software dependerá del cumplimiento de tus necesidades.

Ambos software deben funcionar de tal forma que no generen conflictos y que la información generada por estos sea compatible, de manera que sea fácilmente utilizada por todos los usuarios.

Esta integración dependerá del proveedor del sistema ERP, pues es quien debe buscar la manera de que su solución se acople al software externo en función de la integración de todas las áreas para una mejor gestión de tu empresa  

3. ¿Hasta qué punto tu software agiliza las comunicaciones?

Es fundamental que en tu empresa se integren las comunicaciones ERP, y que la integración se lleve a cabo de tal manera que la información transmitida sea fiable y accesible en todo momento.

Esta integración comunicacional te debe permitir no solo la transmisión en tiempo real de la información, sino que esta sea además fidedigna y confiable.

Si esto no es así, puedes tener la seguridad de que tu software no está cumpliendo con tus necesidades empresariales.  

4. ¿Qué datos y en qué cantidad para la toma de decisiones estratégicas te ofrece tu software?

De nada serviría que la información fuera confiable si es insuficiente, al igual que sería inconveniente que en la información disponible faltarán datos de un departamento o área.

Dicho de otra forma, tu sistema ERP te debe proporcionar la mayor cantidad y variedad de datos necesarios para que puedas tomar las decisiones más importantes dentro de tu empresa.

Para ello el sistema debe estar equipado con herramientas de análisis como las de Oracle, las cuales tienen la particularidad de ofrecer a los usuarios flexibilidad y seguridad para el uso y manejo de la información.

Oracle proporciona ventajas como la ejecución de análisis en la nube, por lo que hay un mayor cubrimiento de datos. Esto sin duda cumpliría con tus necesidades de análisis de información, por muy voluminosa o compleja que sea tu data.  

5. ¿Te presenta gráficos que facilitan la presentación y análisis de datos?

La forma como se presentan los datos también es fundamental. Pues, de nada sirve que haya tal abundancia de datos que simplemente agruparlos para analizarlos consuma una gran cantidad de tiempo.

De allí que para poder decir que un software ERP cumple con tus necesidades debe ser capaz de ofrecerte representaciones gráficas que simplifiquen la lectura e interpretación de una gran masa de información. Estas representaciones gráficas deben ser además fáciles de entender.

6. ¿Qué tan difícil o complejo resulta adaptar nuevas funciones a tu software?

Las empresas son hechas para crecer y con ella el software, al menos así debería ser, porque imagina que cada vez que amplíes tu organización necesitaras un nuevo software. Sería algo impráctico.

De allí que tu software ERP debería aceptar la adaptación de nuevas funciones de una manera fácil, sin traumas y sin realizar grandes inversiones de tiempo, dinero o esfuerzo.

7. ¿Tu sistema ERP es seguro?

Uno de los aspectos que mejor refieren la calidad de tu sistema es la seguridad que le proporciona a información de tu empresa.

Los módulos del sistema deben estar integrados de tal forma que permitan el acceso a la información de determinados usuarios y a la vez restrinja el acceso a otros.

Para cumplir con tus necesidades de seguridad de información el software debe contar con procesos fundamentales como la encriptación de la información.

Los sistemas ERP que poseen esta capacidad de encriptación son aquellos provistos de las herramientas de Oracle, por ejemplo la Oracle Advanced Security TDE.

Esta herramienta de Oracle es tan potente que es utilizada para la protección de la información sensible por empresas complejas donde se genera gran cantidad de datos (por ejemplo, organizaciones de salud y universidades)  

Una de las grandes ventajas de Oracle Advanced Security se aprecia en la encriptación de los datos en la red. Esta herramienta realiza el resguardo de estos datos mientras se encuentran en tránsito, bloqueando cualquier posibilidad de espionaje en la red.

Es muy importante que tu software contenga estas herramientas para poder cumplir con tus necesidades de protección de información en la red.

8. ¿Tu software ERP te permite rastrear las actividades? ¿Sabes lo que hace cada usuario?

Es muy importante para la seguridad de tu empresa que tu software te posibilite saber los movimientos de los usuarios, así como la fecha y el terminal en que fueron realizados. Estos registros deben ser resguardados en la base de datos del sistema.

Y para evitar que se “extravíe” esta información al igual que cualquier otra debido a malas intenciones, negligencia o fallos eléctricos, tu sistema ERP debe poseer una herramienta para los respaldos o backups de la base de datos.

En conclusión, sólo las respuestas dadas a las preguntas anteriores te permitirán saber si tu software ERP cumple con todas tus necesidades empresariales en cuanto a producción, comunicaciones, información y seguridad.

Solo de esta manera garantizarás que la inversión que hiciste realmente está generando los resultados que quieres. Y estos resultados deben ser representados en números.

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